เราทุกคนทำผิดพลาดและบางครั้งเราถูกบังคับให้ขอการให้อภัยจากผู้อื่นสำหรับความสัมพันธ์ที่ไม่ดี ดังนั้นจดหมายขอโทษเป็นหนึ่งในตัวอักษรที่ซับซ้อน เพราะในจดหมายฉบับนี้ผู้เขียนมักจะสัมผัสถึงความสำนึกผิดของเขา (และบางครั้งก็ไม่มีความปรารถนาที่จะขอโทษและในจดหมายธุรกิจก็เกิดขึ้นที่คุณต้องขออภัยด้วยไม่จำเป็นสำหรับความผิดพลาดของคุณเองด้วย)
การขอให้อภัยเป็นสิ่งที่จำเป็น อย่างไรก็ตามความสามารถในการยอมรับความผิดพลาดความผิดพลาดและความพร้อมในการแก้ไขปัญหาในเวลาเดียวกันเป็นองค์ประกอบสำคัญของภาพลักษณ์ของแต่ละองค์กร คำขอโทษเป็นลายลักษณ์อักษรมีวัตถุประสงค์หลักในการขอโทษในขณะเดียวกันก็รักษาใบหน้าของ บริษัท และฟื้นฟูความสัมพันธ์ที่เลวร้าย นอกจากนี้สิ่งสำคัญคือการลดเหตุการณ์ความขัดแย้งที่เป็นไปได้ในขณะที่ลดผลกระทบเชิงลบของข้อผิดพลาด ควรส่งจดหมายขอโทษในกรณีต่อไปนี้:
- พฤติกรรมที่ผิดพลาดในส่วนของคุณต่อพนักงานขององค์กรอื่น (โดยไม่คำนึงถึงสาเหตุหลักของพฤติกรรมที่ไร้มนุษยธรรม)
- ในกรณีที่คุณไม่ปฏิบัติตามข้อผูกพันตามสัญญา (ไม่ว่าจะด้วยเหตุใดก็ตาม)
- พฤติกรรมที่ไม่ถูกต้องของพนักงานซึ่งกลายเป็นโดเมนสาธารณะ
- ในกรณีที่เกิดเหตุสุดวิสัย
วิธีการเขียนจดหมายขอโทษ?
คำขอโทษที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีโครงสร้างที่ไม่มีความแตกต่างเป็นพิเศษจากโครงสร้างจดหมายธุรกิจปกติ แต่หัวข้อนี้จะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดถ้าคุณทำเรื่องเป็นตัวกลางโดยไม่เน้นข้อเท็จจริงที่ว่าจดหมายฉบับนี้เป็นคำขอโทษ ให้จดหมายลงลายมือชื่อโดยผู้จัดการด้านบนของ บริษัท มีความจำเป็นที่จะต้องสร้างความประทับใจที่ผู้จัดการตระหนักถึงความสำคัญของปัญหาที่สร้างขึ้นอย่างผิดพลาดและด้วยความเสียใจอย่างยิ่งต่อสิ่งที่เกิดขึ้นพร้อมที่จะขอการให้อภัยจากผู้เสียหาย ข้อความของการขอโทษส่งผลต่อการฟื้นฟูชื่อเสียงระดับมืออาชีพของ บริษัท หรือเจ้าหน้าที่ของคุณ
ขึ้นอยู่กับรูปแบบข้อความที่ถูกแบ่งออกเป็นส่วนที่แนะนำส่วนหลักและข้อสรุป การขอโทษจะถูกนำมาใช้เพียงครั้งเดียวในส่วนของบทนำ ย่อหน้าที่สองเป็นส่วนหลัก มันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะอธิบายเหตุผลสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้น หลีกเลี่ยงวลี "ปัญหาเล็ก ๆ " ความล่าช้าเล็กน้อย "ฯลฯ ย่อหน้าที่สามคือการแสดงออกของความเศร้าโศกเสียใจ สรุปควรแสดงความหวังว่าเหตุการณ์เช่นนี้จะเกิดขึ้นอีกครั้ง
อย่าลืมว่าถ้าคุณทำทุกอย่างถูกต้องจากนั้นแทนที่จะเป็นพนักงานที่ไม่พอใจของ บริษัท หรือลูกค้ารายอื่นให้ได้รับค่าแรงถาวรเพียงไม่กี่รายการ